En una reunión que se esperaba que durara unos 30 minutos, nuestro nuevo cliente pasó la primera hora narrando sus luchas para obtener permisos para su nuevo proyecto en Ghana. Fue nuestra primera reunión basada en una referencia de un cliente existente y no pudo evitar compartir sus 18 meses de frustración al obtener permisos para los productos alimenticios que estaba importando a Ghana; esto había provocado un retraso en el inicio del proyecto y un aumento de los costos.

El cumplimiento normativo es un proceso continuo y una responsabilidad compartida tanto para la empresa como para el regulador. El cumplimiento normativo es un proceso continuo y una responsabilidad compartida tanto para la empresa como para el regulador.

La mayoría de las empresas operan con poco o ningún conocimiento de los requisitos de los sectores en los que participan. Existen requisitos regulatorios internos y externos dentro del marco legal y regulatorio para hacer negocios en Ghana que se extiende más allá de la formación inicial de la empresa y varía según los objetivos comerciales.

 

Qué esperar del cumplimiento normativo en Ghana

  • Cargos regulatorios elevados
  • Duplicidad de agencias a tratar
  • Falta de directrices claras sobre cumplimiento
  • Comentarios contradictorios sobre el cumplimiento de las agencias
  • Los requisitos siguen cambiando

En lo que respecta al cumplimiento normativo en Ghana, vemos dos problemas principales;

  • Incumplimiento (intencional o no intencional)
  • Lack of monitoring and enforcement by sector agencies and regulators

Todos los negocios están regulados por leyes o políticas que deben cumplirse para alcanzar los objetivos de manera eficiente y mantenerse libre de presiones externas por incumplimiento. Los cumplimientos regulatorios difieren de una empresa a otra según las actividades y el alcance del trabajo. Sin embargo, existen algunos cumplimientos básicos que se aplican a todas las organizaciones:

  1. Registro de empresas y presentación de enmiendas: toda empresa debe registrarse como entidad legal antes de poder comenzar a operar en Ghana. Del mismo modo, cualquier modificación de los objetos comerciales, el nombre, la dirección, la ubicación, etc. debe efectuarse en el Departamento del Registro General.
  2. Registro de impuestos y declaraciones mensuales: todas las empresas deben pagar impuestos (Pago según se gana (PAYE), Impuesto al valor agregado (IVA), Impuesto sobre la renta e Impuesto sobre sociedades a la Autoridad de Ingresos de Ghana (GRA).
  3. Registro para la Seguridad Social y el Seguro Nacional (SSNIT): Es obligatorio que todas las empresas, tanto locales como extranjeras, paguen contribuciones mensuales de SSNIT (Nivel 1 y 2) para o en nombre de sus empleados de Ghana.
  4. Registro en el Centro de Promoción de Inversiones de Ghana(GIPC): cuando la propiedad de una empresa involucra a un inversor extranjero, la empresa deberá registrarse en el Centro de Promoción de Inversiones de Ghana.

Clasificación del cumplimiento normativo de la organización

Existen requisitos de cumplimiento normativo internos y externos para cada negocio. El cumplimiento normativo interno se refiere a leyes, reglamentos y políticas dentro de la organización que rigen las actividades de la empresa. Estas políticas a menudo son desarrolladas por la junta o la gerencia para guiar y dirigir a las personas de la empresa hacia los objetivos u operaciones de la organización. Los cumplimientos regulatorios externos son aquellos instituidos por el gobierno y sus agencias para dirigir, controlar y proteger las actividades de la empresa dentro del sector. Entonces, ¿cómo mejoramos nuestros sistemas de cumplimiento internos y externos?

Improving your organization’s regulatory compliance systems

1. Defina sus actividades comerciales e identifique las áreas clave de cumplimiento normativo

Es necesario que una empresa establezca objetivos comerciales claros y también identifique todos los permisos y licencias que se requieren antes de comenzar el negocio. Por ejemplo, una empresa puede registrarse en múltiples actividades comerciales como la minería, la exportación de oro, la perforación, la construcción de carreteras y edificios, la fabricación de tazones de plástico y el comercio en general. En tal escenario, la empresa tendría que obtener una licencia de la Comisión de Minerales, una licencia de fabricación de la Autoridad de Ingresos de Ghana (División de Aduanas), un permiso del Ministerio de Recursos Hídricos, Obras y Vivienda, etc. antes de comenzar cualquiera de las actividades comerciales antes mencionadas.

Aconsejamos que las empresas eviten declarar múltiples actividades comerciales, ya que es posible que no todos los proyectos se inicien al mismo tiempo. En la situación antes citada, provocaría el estrés innecesario de tener que obtener los permisos antes de iniciar el negocio.

En la situación antes citada, provocaría el estrés innecesario de tener que obtener los permisos antes de iniciar el negocio.

Haga que el cumplimiento normativo sea una parte integral de la organización. Emplear a un profesional (organización o individuo), con las habilidades necesarias para garantizar que se cumplan tanto los cumplimientos internos como los externos mediante el desarrollo e implementación de un programa de cumplimiento eficaz. Esta organización o individuo debe ser alguien que no sea el contador de la empresa. Algunas organizaciones han relegado todos los problemas de cumplimiento a la oficina del Contador o al personal de Recursos Humanos.

Sepa que la profesión o el conocimiento del contador puede limitarse únicamente a su alcance de trabajo, no al cumplimiento general. Por lo tanto, dejarles esas responsabilidades solo puede agravar el riesgo de incumplimiento de la empresa. La organización o persona designada debe ser considerada responsable de cualquier problema de incumplimiento.

3. Mantenga registros actualizados

Haga una lista de todos los asuntos pendientes y consulte con frecuencia las regulaciones para conocer las acciones necesarias que deben tomarse. Los pasos de acción simples, como un cronograma de fechas para el registro o la fecha en que se emitió un certificado o permiso, la fecha de vencimiento para la renovación del certificado o permiso, ahorrarán a la organización las sanciones resultantes del incumplimiento. No guarde el horario como un “álbum” en el que solo hojea, sino como una guía y una lista de verificación para tomar las medidas necesarias.

Conservar copias de toda la documentación y cartas enviadas a agencias gubernamentales u organismos reguladores para referencia futura. Esto puede resultar muy beneficioso.

4. Manténgase actualizado con las políticas regulatorias

De vez en cuando, las leyes y políticas se revisan o derogan y se introducen otras nuevas. Por lo tanto, es necesario estar al tanto de los cambios en las tendencias económicas, las enmiendas a las leyes, la legislación y las políticas para mantener el cumplimiento. Por ejemplo, el reciente cambio en la tasa del IVA para empresas mayoristas y minoristas del 17,5% al ​​3% requiere que todas las empresas afectadas tomen las medidas necesarias para reemplazar sus libros de facturas con IVA.

5. Renovar sus certificados o permisos de registro

La mayoría de las licencias y permisos gubernamentales están sujetos a renovación anual o bianual. Cada enmienda que se produzca después del registro debe presentarse ante el Registro de Empresas y, posteriormente, debe notificarse a las agencias gubernamentales o al regulador responsable de su organización. Por ejemplo, cuando una empresa cambia su nombre, el nuevo nombre debe reflejarse en todos los documentos en el Registro de Empresas y las diversas agencias gubernamentales. Es aconsejable renovar su registro al menos un mes antes de la fecha de vencimiento para evitar tensiones y presiones innecesarias cuando surja la necesidad de presentar dichos documentos.

6. Evaluación y valoración

Es muy importante que se realicen verificaciones periódicas para garantizar que se hayan cumplido total y efectivamente todas las áreas de cumplimiento. Evaluar y medir el desempeño de la organización en comparación con los estándares y el cumplimiento normativo es clave para un cumplimiento efectivo.

7. Sanciones por incumplimiento

Es importante tener en cuenta que el incumplimiento o el cumplimiento de las regulaciones puede generar sanciones. Por ejemplo, la demora en la presentación de declaraciones a tiempo en el Departamento del Registro General genera una multa de ¢ 300,00 GH. Además, la falta de pago del IVA conlleva una multa de ¢ 500,00 GH y ¢ 10,00 GH por día; El retraso en la renovación de los permisos de trabajo conlleva una multa de $ 100 dólares mensuales, etc.

Por lo tanto, es importante que todas las organizaciones tengan en cuenta que el incumplimiento puede ser costoso y hacer que la organización pierda nuevas oportunidades comerciales, licitaciones o proyectos. Siga los procedimientos correctos, asigne adecuadamente la función de cumplimiento dentro de la organización y, sobre todo, cumpla con la normativa.

¿Cuál ha sido su experiencia con respecto al cumplimiento normativo en Ghana? Estaremos encantados de recibir sus comentarios al respecto.